I.6. SITUACIONES DONDE SE NECESITA O RECOMIENDA EL ANALISIS DE PUESTOS (CARGO)

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la necesidad de realizar un análisis de puesto como los siguientes:

·        Creación de un nuevo puesto de trabajo:

Cuando la empresa decide crear un nuevo puesto de trabajo debe definir cuales van a ser las funciones a realizar y las responsabilidades para ese puesto. A partir del análisis de puestos se puede detectar la necesidad de crear un nuevo puesto de trabajo.

·        Rediseño de puestos de trabajo:

Es importante debido a los cambios continuos que se dan en la tecnología, los métodos, etc.

·        Reclutamiento:

 

El análisis de puestos proporciona información sobre los requerimientos del puesto y las competencias necesarias para desempeñarlo.

v Los procesos de selección:

Cuando seleccionamos a alguien lo que hacemos es establecer los requisitos necesarios que ha de tener un candidato para desempeñar de manera eficaz un puesto de trabajo y, sobre la base de esa información desarrollar todo el proceso de selección propiamente dicho (plantearnos qué técnicas vamos a utilizar, qué pruebas vamos a pasar, cómo vamos a enfocar la entrevista, etc.)

Así pues, los perfiles profesionales se basan en los requerimientos y exigencias que un determinado puesto va a imponer a quien lo desempeñe.

En este sentido la utilización de este sistema es indispensable. De aquí, podemos deducir también su importancia para el reclutamiento, pues en él especificamos las características o exigencias que debe tener un candidato para desempeñar ese puesto de manera eficaz.

v Planes de carrera y promoción.

A la hora de planificar la carrera de un profesional dentro de nuestra organización es necesario conocer las necesidades futuras que tiene nuestra compañía y, qué requisitos son necesarios para satisfacer y responder a tales necesidades.

En este sentido es necesario saber qué puestos tengo, qué puestos voy a crear, por qué los considero necesarios y, qué características han de tener aquellas personas que ocupen estos  puestos.

 

v Valoración de puestos de trabajo.

La valoración de puestos es un procedimiento que proporciona información acerca del valor o el “peso” específico que un  determinado puesto tiene, cuestión fundamental a la hora de establecer retribuciones.

Para hacer unv Evaluación del desempeño.

Para evaluar o medir el desempeño de un trabajador es necesario conocer con exactitud cuáles son las tareas, qué hace, cuáles son sus funciones, sus objetivos.

Si no tenemos esta información, ¿qué variables vamos a utilizar para medir su eficiencia?

 

v Formación.

Para planificar la formación necesaria para un trabajador es necesario saber lo que hace, cómo lo hace y dónde lo hace, para así determinar que capacidades, aptitudes y conocimientos tiene, en cuáles muestra carencia y, en función de ello proporcionarle la formación necesaria.

 

v Determinación de la responsabilidad.

 Un Análisis y Descripción de puestos nos dará información acerca de nuestras responsabilidades, nuestras competencias, etc., lo que reducirá la incertidumbre que, en muchas ocasiones, tenemos al respecto y evitará  el desempeño de un rol distinto al que realmente tenemos.

 

v Clasificación y ordenación de puestos.

La información obtenida en el ADP servirá para clasificar y ordenar todos los puestos de nuestra organización y sobre la base de ello establecer la estructura retributiva.

• Gestión y planificación de la carrera profesional: La descripción del puesto proporciona un estándar para la evaluación y comparación de talentos.
•  
• Retribuciones y prestaciones: Cuanto más significativos sean los deberes y responsabilidades y mayores sean los requisitos de conocimientos, habilidades y capacidades necesarias para desempeñar el trabajo, mayor será el valor de ese puesto para la empresa.
•  
• Seguridad a los empleados: peligrosidad de las tareas.

Se debe reflexionar acerca de los beneficios que tiene el implantar dicho sistema,  y de las repercusiones negativas que para nuestra organización y, sobre todo para nuestros trabajadores, tiene el ignorar este aspecto fundamental de la gestión empresarial.

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I.4. IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS (CARGOS)

El establecimiento de un ADP sentará las bases, y en cierta medida, determinará el éxito o el fracaso de muchos de los procesos de una organización.

          

El objetivo de un Análisis de puestos  no es otro que el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito.

Tal es su importancia, que debería considerarse como un método fundamental y básico para cualquier organización, sin embargo aún seguimos viendo como es considerado como un procedimiento “no importante”, o al menos “no tan necesario”, como otras herramientas utilizadas.

Reflexione  sobre las siguientes cuestiones:

 

¿Cuántas veces hemos visto la desorientación de muchos trabajadores porque no saben, cuáles son exactamente sus tareas y sus funciones?    

                                                               

¿Cuántas veces hemos seleccionado a un determinado candidato para cubrir un puesto en una organización y nos damos cuenta de que esa persona no era la idónea?

                                 

¿Cuántas veces nos hemos preguntado por nuestra situación o, el lugar que ocupamos en nuestra empresa?

¿Cuántas veces nos hemos dado cuenta de que nuestros valores chocan con la cultura de nuestra organización?

¿Cuántas veces nos hemos planteado si tenemos autoridad o responsabilidad para tomar determinadas decisiones?

 

Son demasiadas las veces que nos encontramos ante tales cuestiones. Y las respuestas a todas ellas están en  el ADP.

 

Con estos ejemplos se pone de relieve la importancia que tiene este sistema y las repercusiones que a largo plazo puede tener para una organización el “ignorarlo” o, en su caso, no otorgarle dicha importancia.

 

Todo empresario, todo Directivo y todo departamento de Recursos Humanos debería de promover, desarrollar e implantar un sistema adecuado de ADP

Y entre sus funciones debería destacar la de concienciar al resto de la organización de la importancia y utilidad de dicho sistema.

A la hora de implantar tal sistema no deben olvidar que de nada sirve desarrollar una herramienta ininteligible, compleja o de difícil utilización, pues esto provocará desconfianza, pérdidas de tiempo y, sobre todo, altos costes.

 

Aunque existen modelos estándares de ADP, la organización debe desarrollar e implantar aquel sistema que mejor defina y describa las variables más relevantes para su organización. Debe ser un sistema sencillo y claro, que todo el mundo comprenda, concreto y de fácil utilización.

 

Importancia dentro de una Institucion

Los perfiles de puesto sirven para definir e identificar las funciones y actividades de cada empleado según su cargo en una institución.

Con ello, se logra definir claramente lo que la empresa espera del empleado o cualquier persona que pretenda ocupar su puesto.

De esta forma, se pueden desarrollar planes de capacitación para el empleado, enfocados a fortalecer sus áreas débiles de acuerdo al puesto que ocupa.

La intención es que tras cumplir con el mencionado plan de capacitación, el empleado haya logrado incrementar el desarrollo de las cualificaciones requeridas para desempeñar su puesto de manera óptima.

Los perfiles de puesto representan una base para el desarrollo de manuales de operación y procedimientos que permite estandarizar o normalizar las actividades de los empleados. 

 Es una especie de parámetro que resulta muy útil en el proceso de reclutamiento y selección de personal, ya que, usando como base un perfil de puesto se puede seleccionar al candidato ideal para ocuparlo.

Con la persona adecuada en el puesto adecuado, los propósitos y objetivos de la organización tienen mayor posibilidad de ser cumplidos.

Podemos argumentar que es indispensable contar con el análisis de cada uno de los puestos, esto permitiría la posibilidad de obtener todas las características e información relativa a cada uno de los cargos.

Además el uso de esta información permitirá establecer la descripción y especificación de cada puesto, y a su vez proporcionará la base para unificar los subsistemas que conforman la acción de los recursos humanos.

Se puede decir que el análisis de puestos, es una herramienta eficaz, con la cual deben contar todas las empresas de cualquier ramo, si es que quieren tener una buena organización y coordinadas todas sus funciones, porque la empresa que se encuentre bien organizada, con su objetivo bien definido, alcanzara las metas deseadas, ya que el personal sabe qué hacer y cómo hacerlo, por lo tanto este conjunto de elementos les asegura un buen lugar en el mercado.

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I.3. NECESIDAD DEL ANALISIS DE PUESTOS (CARGOS)

                                                                            

   

 El "análisis de puestos" responde a una urgente necesidad de las empresas: para organizar eficazmente los trabajos de éstas, es indispensable conocer con toda precisión "lo que cada trabajador hace" y "las aptitudes que requiere para hacerlo bien".

La descripción de cargos es importante, ya que trata temas claves; el qué, el cómo, el cuándo y el por qué. 

Estas preguntas dan las bases de la limitación de un cargo, permiten delimitar obligaciones  y todas las tareas y atribuciones que son los elementos que conforman un trabajo y que debe cumplir el ocupante.

Por medio del análisis se deduce, analiza y desarrolla datos ocupacionales relativos a los cargos, cualidades necesarias para ocupar los cargos y características del ocupante, que sirven de base para la orientación profesional, la evaluación de salarios, la utilización de trabajadores y otras prácticas de personal.

Estudia cargos desempeñados en industrias, comercios y otras organizaciones y produce descripciones de elementos de los cargos y de los requisitos físicos e intelectuales que debe poseer el ocupante. 

 Si se presenta los siguientes síntomas es necesario que la administración considere la necesidad de evaluar la implementación de un proceso de análisis de puesto.

• Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictos y malentendidos.
• La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen, lo que provoca duplicación de esfuerzos y conflictos ocasionales.
• La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones necesarias.
• La mano de obra no está adecuadamente capacitada.
• La productividad general de la organización no resulta aceptable para la administración.
• La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.
• Cuando se funda la organización  
• Cuando se crea nuevos puestos
• Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos
• Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una empresa

         Si se realizar un adecuado análisis de puesto se obtendrá descripciones de puestos bien preparadoos y realizados lo que ayuda a la administración a satisfacer sus necesidades en aspectos críticos de política de personal, como remuneraciones, contratación y selección, diseño organizacional, evaluación del desempeño y la planificación de la mano de obra.

                      Necesidad legal

El art. 25 fracción 3 establece que deberá tenerse por escrito “el servicio o servicios que deban prestarse, los que se determinaran con la mayor precisión posible”.

El art. 47 fracción 11 Dice que el patrón podrá rescindir el contrato de trabajo, sin incurrir en responsabilidad, “al desobedecer el trabajador al patrón o a sus representantes sin causa justificada, siempre que se trate del trabajo contratado”.

El art. 134 fracción 4 marca como obligación de los trabajadores “ejecutar el trabajo con la intensidad, cuidado y esmero apropiados y en la forma, tiempo y lugar convenidos”

Necesidad social

El hombre moderno pasa una parte considerable de su tiempo integrado al trabajo.

Si a esto agregamos que las 8 horas diarias que destina a ello constituyen un 50% de la vida que pasa en estado de vigilia, se hará necesario reflexionar que durante ese tiempo no puede renunciar a su personalidad, interés, sentimientos, etc.

Y que por tanto, requerirá que su trabajo constituya una forma de realización de sus potencialidades.

Por el contrario las labores que desempeña le causan ansiedad, monotonía o simplemente les disgustan, se tendrá un nombre que ha sido rebajado a la categoría de componente de la maquinaria productiva.

Necesidades de eficiencia y productividad

La eficiencia y productividad en el trabajo son motivo de preocupación constante entre los administradores; es por ello que la especialización, la división del mismo, la capacitación y el desarrollo de los recursos humanos, se buscan afanosamente. Sin embargo para llegar a una auténtica división de funciones y a una mayor productividad se requiere empezar con un estudio analítico del trabajo en el ámbito de los puestos que compone una organización.

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I.2. OBJETIVOS DEL ANALISIS DE PUESTOS (CARGOS)

El análisis de cargos es una  herramienta de fácil desarrollo e implantación, aplicable a cualquier tipo de organización, con independencia del sector de actividad, volumen de trabajadores y cualquier otro parámetro que quisiéramos analizar.

Son mejoras muy importantes las ya conseguidas con su implantación para cualquier organización pero, además, nos puede servir de punto de partida para continuar desarrollando otro tipo de herramientas de gestión de recursos humanos más complejas como: sistemas de evaluación del desempeño, elaboración de perfiles profesiográficos del puesto para futuras selecciones de personal, reducción del tiempo de acogida del personal, identificación de necesidades de formación, elaboración de mapas de competencias, etc.

Dentro de los objetivos de ADP se destacan los siguientes aspectos:                                                                    

1.    Conocer los puestos  de cada unidad de trabajo

2.      Proporciona la base para el establecimiento o evaluación de aspectos generales de la organización tales como: La estructura organizativa ya que distribuye el conjunto de tareas en unidades, divisiones, departamentos, secciones, etc. y el grado de autoridad para la toma de decisiones.

3.    Define, clasifica y correlaciona datos ocupacionales

4.    Determinar los perfiles de los ocupantes

5.    Dotación actual de los puestos

6.    Prepara procedimientos de entrevista para facilitar la colocación de trabajadores

7.    Localización en la estructura organizativa existente.

8.    Delimitación de las áreas de actuación, competencias y funciones relevantes.

9.    El mejoramiento del desempeño laboral

10.Utiliza datos  para desarrollar sistemas de evaluación de salarios y recomienda cambios en la clasificación de los cargos

      11.Reajustar las remuneraciones

      12.Ubicar a los colaboradores en puestos o cargos compatibles con sus  

          conocimientos habilidades y destrezas

      13.La rotación y promoción de colaboradores

      14.Desarrolla medios de orientación para trabajadores inexpertos o  que

           desean cambiar de cargo

      15.Detectar necesidades de capacitación de los colaboradores

      16.Prepara organigramas  

     1 7.Diseña pruebas para medir conocimientos ocupacionales  y habilidades

          de los trabajadores y realiza la búsqueda ocupacional relacionada

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